Tất cả các khoản chi, có đủ điều kiện thì “tự động thông qua” và nghiệp vụ “thao tác thanh toán” sẽ thực hiện:
Gồm:
- Chi phí thường niên do thành viên chính thức đảm nhiệm có tiền lệ: Ads (Kiều My) ; vật tư chính theo phụ lục hợp đồng đã ký (Mỹ Nhân) ==> do người trực tiếp thực hiện đề xuất và tự duyệt. Anh Tuấn không được cản trở trừ khi không đạt chỉ số về hiệu quả hoặc không khớp phụ lục.
Quy trình thanh toán Ads: Theo đúng trình tự hiện nay và bỏ qua bước duyệt của Mr Tuấn.
- Có bảng excel theo dõi không? Có. Người thực hiện nghiệp vụ thường niên có bảng theo dõi.
- Quét màn hình bảng theo dõi excel. Đến thời điểm cần thanh toán, quét màn hình gửi lên nhóm. Trên bảng excel thể hiện đã thanh toán khoản chi đó rồi.
- Người thực hiện mục tiêu nghiệp vụ Ads gửi tin nhắn vào nhóm chi tiền mặt: “Thanh toán Ads 15 ngày đầu của tháng 01 năm 2024”. Đây được xem là quyết định thánh toán được đưa ra do người thực hiện mục tiêu nghiệp vụ tự quyết định và chịu trách nhiệm về khoản chi này. Thể hiện trách nhiệm: Cuối quý, người thực hiện nghiệp vụ Ads sẽ đối chiếu tổng chi với kế toán khớp giữa sao kê trên Misa và sao kê của Kiều My.
Quy trình thanh toán mua vật tư chính: Theo đúng trình tự hiện nay và bỏ qua bước duyệt của Mr Tuấn. Thay vào đó, chi nhánh là người duyệt.
- Chi các các hợp đồng cộng sự đã được ký và có bảng thống kê excel theo dõi: hồ sơ môi trường ; tủ điều khiển ; lắp đặt với Mr Hoàn ; gia công cơ khí => chi nhánh quyết và Mr Tuấn ko được cản trở.
Theo đúng quy trình hiện nay, bỏ qua bước Mr Tuấn duyệt.
Cụ thể:
- Tủ điện: như đối với Ads
- Giao khoán lắp đặt: như Ads
- Gia công cơ khí: Như Ads
- Các phụ kiện do Mr Hoàn bốc tách có bản vẽ tay kèm theo: do chi nhánh xem và duyệt. Mr Tuấn không có quyền cản trở.
Mr Hoàn đề xuất, chi nhánh duyệt. Bỏ qua bước duyệt của Mr Tuấn. - Mua màng và mua vỏ module: thanh toán theo hợp đồng và do Mỹ Nhân đề xuất và duyệt dựa vào hợp đồng đã ký.
- Các khoản chi bất thường nằm ngoài danh mục trên: nhắn để anh xem vào cuối ngày.
- Trong bất kỳ khoản chi nào, gửi trước để Thanh Hương chuẩn bị nguồn tiền.
- Với các khoản bất thường, gửi câu hỏi đến Thanh Hương: “có ảnh hưởng đến dòng tiền không?”. Phải có câu trả lời trước khi quyết định chi.
Trình tự chi: đề xuất khoản chi ngoài tiền lệ Mr Tuấn duyệt chi gửi câu hỏi đến Thanh Hương, Nhận câu trả lời tiến hành thao tác chi. - Hết
Trình tự thao tác chi:
- Vào cuối ngày làm việc.
- Kế toán thông báo vào nhóm kế toán sẽ vào máy tính chủ để thanh toán.
- Kế toán vào máy tính chủ thông qua ultraview.
- Tiến hành lập lệnh thanh toán dưới sự giám sát của người quản lý máy chủ.
- Tiến hành chi tiền theo các khoản đã được quyết định
- Gửi các ủy nhiệm chi vào nhóm kế toán.
